分散采购项目(校内招标)工作流程
序号 |
工作环节 |
完成时间 |
工作内容及具体事项 |
1 |
编制预算 |
3-5天 |
根据往年采购金额,编制下一年度校内采购预算。 |
2 |
立项审批报告 |
以立项报告交到 国资处时间为准 |
各使用部门根据采购需要,提出采购报告,按照立项报告审批流程完成院领导审批。 |
3 |
细化采购方案 |
7天 |
1、前提条件:采购项目正式立项,即院领导审批完毕后; 2、项目正式立项后,由国资处采购部门与立项部门沟通、协调,最终确定采购方案。 |
4 |
编制招标文件 |
3-5天 |
国资处采购部门编制招标文件,立项部门修改招标文件。 |
5 |
发布招标公告 |
不少于7天 |
从开始发布招标公告到开标当天不得少于7天。 |
6 |
组织现场踏勘 |
1天 |
由国资处和使用部门共同组织现场踏勘及答疑。 |
7 |
组织开标 |
1天 |
1、开标前,需要编制综合评分表、评标结论表、开标会议议程、招标签到表等招标存档资料; 2、开标前1天,国资处采购部门与纪检监察审计处共同抽取评标专家,并电话通知; 3、开标过程中,组织召开招标会议,包括会前签到、收取投标保证金、参与计算评分等; 4、开会结束后,整理招标存档资料,编写评标报告。 |
8 |
签订合同 |
1-2周 |
1、电话通知所有投标人,告知中标结果; 2、国资处、立项部门、中标单位等三方商谈,再次现场踏勘,确认合同具体细节; 3、国资处采购部门草拟合同,立项部门修改,中标单位修改,学院法律顾问修改; 4、合同内容确定后开始运行合同,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门负责人、分管国资处院领导、院长等。 5、合同双方签字盖章确认,并合同签订后5天内退还投标保证金。 |
9 |
项目实施 |
工期时间 |
1、立项部门负责监督施工; 2、国资处采购部门协调施工过程中的问题。 |
10 |
组织验收 |
1-2天 |
1、立项部门确认项目实施情况,是否已通过初步验收,达到合格标准; 2、编制验收单、会议议程等表格; 3、电话通知中标单位、立项部门、资产管理员、财务处、纪检监察审计处等人员按时参加验收。 4、组织现场验收,确认验收结果。 |
11 |
资产记账 |
1周 |
1、国资处采购部门准备资产记账相关资料; 2、立项部门资产管理员与国资处资产部门对接,完成资产记账手续。 |
12 |
支付合同价款 |
1周 |
1、整理报账手续资料,包括立项报告、合同及合同运行表、验收单、资产记账表等。 2、完成签字手续,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。 |
13 |
支付质保金 |
1周 |
1、确认项目质保期内的使用情况,是否满足使用要求; 2、编制质保金支付清单; 3、完成签字手续,签字人员包括包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。 |
14 |
售后服务协调 |
长期 |
在项目完成验收使用过程中,遇到任何售后问题,由国资处联系供应商,协调使用部门,解决售后问题。 |
集中采购项目或部门集中采购项目(省上招标)工作流程
序号 |
工作环节 |
完成时间 |
工作内容及具体事项 |
1 |
编制采购预算 |
至少10天 |
国资处根据各使用部门上报的采购预算,按照《陕西省政府采购目录及限额标准》要求,将达到要求的采购项目及预算报财务处,再由财务处统一报教育厅审批。 |
2 |
立项报告审批 |
以立项报告交到国资处时间为准 |
1、各使用部门在确认政府采购预算已通过审批后,根据采购需要,提出采购立项报告,并按照立项报告审批流程完成院领导审批; 2、若政府采购预算未通过教育厅审批,项目则无法实施。 |
3 |
细化采购方案 |
7天 |
1、前提条件:采购项目正式立项,即院领导审批完毕后。 2、项目正式立项后,由国资处采购部门与立项部门沟通、协调,最终确定采购方案。 |
4 |
报批项目 |
1-3天 |
1、填报政府采购审批表,签字人员包括国资处采购部门经办人、院长; 2、国资处采购部门经办人到财政厅采购处办理审批手续。 3、根据审批意见,确定是集中采购、部门集中采购或者是分散采购。 |
5 |
签订招标代理合同 |
3-5天 |
1、国资处采购部门草拟合同,招标代理机构修改,法律顾问修改; 2、完成签字手续,签字人员包括国资处采购部门经办人、法律顾问、国资处负责人、分管国资处院领导、院长等。 3、合同双方签字盖章确认。 |
6 |
编制招标文件 |
7天 |
1、招标代理机构编制招标文件; 2、国资处采购部门修改招标文件、立项部门修改招标文件。 |
7 |
发售 招标 文件 |
公开招标 |
不少于20天 |
从开始发售招标文件到开标当天不得少20天,工作内容包括发布招标公告、组织现场踏勘及答疑。 |
竞争性谈判 |
不少于5个工作日 |
1、招标文件的提供期限不得少于5个工作日; 2、根据项目实际,预留现场踏勘时间、制作投标文件时间。 |
8 |
组织开标 |
1天 |
1、开标前1天,国资处采购部门、立项部门、招标代理机构等确认学院参加评标的人员。 2、开标当天,国资处采购部门与招标代理机构共同到财政厅采购处抽取评标专家。 3、参加开标会议。 |
9 |
公示中标结果 |
不少于7个工作日 |
中标单位公示,公示时间不得少于7个工作日。 |
10 |
签订合同 |
1-2周 |
1、国资处、立项部门、中标单位等三方商谈,确认合同具体细节; 2、国资处采购部门草拟合同,立项部门修改,中标单位修改,学院法律顾问修改; 3、合同内容确定后开始运行合同,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门负责人、分管国资处院领导、院长等。 4、合同双方签字盖章确认。 |
11 |
项目实施 |
工期时间 |
1、立项部门负责监督施工; 2、国资处采购部门协调施工过程中的问题。 |
12 |
组织验收 |
1-2天 |
1、立项部门确认项目实施情况,是否已通过初步验收,达到合格标准; 2、编制验收单、会议议程等表格; 3、电话通知中标单位、立项部门、资产管理员、财务处、纪检监察审计处等人员按时参加验收。 4、组织现场验收,确认验收结果。 |
13 |
资产记账 |
1周 |
1、国资处采购部门准备资产记账相关资料; 2、立项部门资产管理员与国资处资产部门对接,完成资产记账手续。 |
15 |
支付合同价款 |
1周 |
1、整理报账手续资料,包括立项报告、合同及合同运行表、验收单、资产记账表等。 2、完成签字手续,签字人员包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。 |
16 |
支付质保金 |
1周 |
1、确认项目质保期内的使用情况,是否满足使用要求; 2、编制质保金支付清单; 3、完成签字手续,签字人员包括包括国资处采购部门经办人、国资处负责人、立项部门经办人、立项部门负责人、分管国资处院领导、分管财务处院领导、财务初审、财务处负责人等。 |
17 |
售后服务协调 |
长期 |
在项目使用过程中,遇到任何售后问题,由国资处联系供应商,协调使用部门,解决售后问题。 |
注:以上各流程实施的时限除政府采购法规定的时限外,其余时限以校内实际运行的时限为准。